1. Forma hasła korporatywnego
Nazwę ciała zbiorowego podaje się w formie oficjalnej przyjętej i używanej przez to ciało. W przeważającej mierze naszymi źródłami będą wydawnictwa informacyjne i opracowywane dokumenty.
2. Zmiana nazwy ciała zbiorowego
Przyjmujemy w haśle ostatnią nazwę ciała zbiorowego, pozostałe nazwy traktując jako formy odsyłaczowe. Punktem odniesienia jest zawsze opisywany dokument – nazwa przyjęta w haśle nie powinna odnosić się do stanu późniejszego niż opisany w dokumentach obecnych w danym zbiorze. Nie uważamy za kontynuację ciał zbiorowych, które powstały z połączenia innych. Nie traktujemy również jako kontynuacji w ścisłym znaczeniu tego słowa instytucji czy organizacji, które powołują się na tradycje wcześniej działającego ciała zbiorowego, nie wyczerpuje znamion kontynuacji również przejęcie siedziby, majątku czy personelu. W praktyce oznacza to, że odrębne hasła otrzymają Uniwersytet Jana Kazimierza we Lwowie i Uniwersytet im. Ivana Franki czy też FSO Warszawa i Daewoo-FSO; hasła takie, o ile uznamy to za zasadne, mogą być ze sobą powiązane relacją kojarzeniową.
3. Kompletność i kolejność części nazwy
W haśle należy zachować: a) znaki inne niż litery i cyfry, np.:
610 29 |a Marks&Spencer 610 29 |a Restauracja Fret@porter
b) akronimy i inne skróty.
Występujące w obrębie nazwy ciała zbiorowego akronimy lub inne skróty należy przejąć do hasła nie rozwiązując tych skrótów. Pomiędzy literami skrótu nie należy stosować kropek ani odstępów, np.:
610 29 |a BRE Bank 610 29 |a Stowarzyszenie Opieki nad Dziećmi Opuszczonymi p.n. Oratotrium im. Ks. Bronisława Markiewicza (Toruń) 610 29 |a Warner Bros.
c) zachowujemy liczby w formie występującej w nazwie, np.: XLII Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej (Warszawa), d) pomijamy rodzajniki stojące przed nazwą, np.:
610 29 |a British Library 610 29 |a Blaue Adler
e) pomijamy określenie stanu prawnego ciała zbiorowego (np.: z o.o., s.c., S.A., e.V., Ltd., GmbH), jeśli występuje na początku lub końcu nazwy, a nie jest niezbędne do identyfikacji ciała zbiorowego, np.:
610 29 |a Polskie Radio Nie: Polskie Radio S.A. ale: 610 29 |a Odlewnie S.A. 610 29 |a Bełchatów S.A.
4. Język i pisownia Nazwę ciała zbiorowego podaje się zgodnie z ortografią języka, w którym sformułowana jest nazwa. a) w nazwach polskich wszystkie wyrazy z wyjątkiem przyimków, spójników i wyrażeń typu „imienia”, „na rzecz”, „w sprawie”, „na temat” rozpoczyna się od wielkich liter, np.:
Towarzystwo do Ksiąg Elementarnych
Towarzystwo Weteranów Polskich z roku 1863
b) w nazwach obcych stosuje się odpowiednie dla danego języka zasady ortografii,
5. Dopowiedzenia
Dopowiedzenia dodaje się obligatoryjnie do nazwy ciała zbiorowego wówczas, gdy nazwa nie identyfikuje danego ciała zbiorowego. Hasło korporatywne może zawierać następujące dopowiedzenia podawane następującej w kolejności: nazwę siedziby lub nazwę terytorium, na którym działa/działało dane ciało,
lata działalności danego ciała,
określenie typu ciała,
inne dopowiedzenia niezbędne do jednoznacznej identyfikacji danego ciała.
Dopowiedzenia podaje się w nawiasie okrągłym z odstępem przed pierwszym nawiasem. Dopowiedzenie jednego typu należy oddzielać kreską ukośną z odstępami po obu jego stronach. Poszczególne części takiego dopowiedzenia należy oddzielać przecinkiem i odstępem. Dopowiedzenia różnego typu oddziela się średnikiem z odstępami po obu jego stronach.
Dopowiedzenie z nazwą siedziby
Stosuje się je obligatoryjnie wówczas, gdy:
a) na końcu nazwy ciała zbiorowego występuje jako element dający się oddzielić nazwa jego siedziby, np.: nazwa: Szkoła Podstawowa nr 1 im. Tadeusza Kościuszki w Rawie Mazowieckiej
hasło: Szkoła Podstawowa nr 1 im. Tadeusza Kościuszki (Rawa Mazowiecka)
Uwaga: zasada ta stosuje się tylko do nazw polskich.
W przypadku nazw obcych nazwę siedziby występującą jako ostatni element nazwy traktuje się jako integralną część nazwy, np.:
610 29 |a Universität Wien
nie: Universität (Wiedeń)
Nazwa w dopowiedzeniu odpowiada faktycznej nazwie siedziby w okresie funkcjonowania danego ciała zbiorowego, tzn. nie uwzględnia późniejszych od stanu opisywanego w dokumencie zmiany nazw miejscowości, np.:
610 29 |a Ochotnicza Straż Pożarna (Kamionka)
mimo, ze obecnie Kamionka jest częścią Mikołowa
Nie uważa się za nazwę siedziby nazwy obiektu fizjograficznego, np.:
610 29 |a Wysokogórskie Obserwatorium Meteorologiczne na Śnieżce
b) jest niezbędne do rozróżnienia ciał zbiorowych noszących tę samą nazwę, np.:
610 29 |a Instytut Józefa Piłsudskiego Poświęcony Badaniu Najnowszej Historii Polski (Londyn)
610 29 |a Instytut Józefa Piłsudskiego Poświęcony Badaniu Najnowszej Historii Polski (Warszawa)
W dopowiedzeniu może wystąpić również nazwa kraju. Dotyczy to rozróżnienia ciał zbiorowych z różnych krajów noszących tę samą nazwę, w tych przypadkach, gdy nazwa siedziby nie jest w haśle stosowana, np.:
610 29 |a Labour Party (Wielka Brytania)
610 29 |a Labour Party (Australia)
Nie stosuje się dopowiedzeń zawierających jedynie nazwy dzielnic, czy innych części miejscowości (o ile oczywiście dokument nie dotyczy okresu, gdy były one samodzielnymi miejscowościami). Nazwa taka powinna być zapisana w dopowiedzeniu po nazwie miejscowości, której częścią jest dana dzielnica, np. Radom-Glinice, Płock-Radziwie itp., np.:
610 29 |a Związek Sybiraków (1988- ).|b Koło (Warszawa – Żoliborz)
Nie stosuje się dopowiedzenia z nazwą siedziby, gdy w nazwie danego ciała zbiorowego występuje przymiotnik utworzony od nazwy tej miejscowości, np.:
610 29 |a Książnica Cieszyńska
W dopowiedzeniu nie uwzględnia się adresu danego ciała zbiorowego, nawet gdyby miał to być element pozwalający na identyfikację. Jeśli dana instytucja działa pod kilkoma adresami w jednej miejscowości, a placówki te nie mają dodatkowej nazwy wyróżniającej, wystąpią wszystkie pod nazwą wspólną, np.:
610 29 |a Galeria Sztuki Katarzyny Napiórkowskiej
(pod tą nazwą wystąpią cztery warszawskie galerie)
Dopowiedzenie zawierające lata działalności
Stosuje się je wówczas, gdy nazwa siedziby nie wystarcza do jednoznacznej identyfikacji ciała zbiorowego lub gdy nazwa siedziby nie jest w haśle stosowana, a konieczne jest rozróżnienie ciał zbiorowych noszących tę sama nazwę, np.:
610 29 |a Polska Partia Socjalistyczna (1892-1948)
610 29 |a Polska Partia Socjalistyczna (1987- )
610 29 |a Teatr Rozmaitości (Warszawa ; 1829-1919)
610 29 |a Teatr Rozmaitości (Warszawa ; 1972- )
W wypadkach, gdy nie da się dokładnie ustalić dat związanych z działalnością danego ciała zbiorowego, a dopowiedzenie tego typu jest niezbędne, można zastosować w dopowiedzeniu datę roczną zaczerpniętą z dokumentu, np.:
610 29 |a Związek Młodzieży Socjalistycznej (1911)
Dopowiedzenie identyfikujące
Jeśli nie da się zastosować w haśle dwóch omówionych wyżej rodzajów dopowiedzeń, albo jeśli nie są one wystarczające dla jednoznacznej identyfikacji danego ciała zbiorowego, należy zastosować dopowiedzenie określające, z jakiego typu ciałem mamy do czynienia (np. partia polityczna, organizacja młodzieżowa, firma). Dopowiedzenie takie może być podane w formie skróconej, np. partia polit., zespół muz., np.:
610 29 |a Muszkieterowie (organiz.) 610 29 |a Dżem (zespół muz.)
O ile w danym haśle występuje już dopowiedzenie lokalizujące, dopowiedzenie identyfikujące zapisuje się po nim, oddzielając oba typy dopowiedzeń odstępem, średnikiem i odstępem, np.:
610 29 |a Piekarnia (Warszawa ; klub)
610 29 |a Palazzo Grassi (Wenecja ; muzeum)
6. Ciała zbiorowe podrzędne
Zgodnie z definicją przyjętą w normie PN-01230 ciało zbiorowe podrzędne to „ciało zbiorowe powołane, zarządzane lub nadzorowane przez inne ciało zbiorowe” .
Jeśli nazwa ciała podrzędnego wystarcza do jego identyfikacji, do hasła przyjmuje się nazwę ciała podrzędnego, np.:
610 29 |a Muzeum Czartoryskich (Kraków)
nie: Muzeum Narodowe (Kraków). Muzeum Czartoryskich
W praktyce kryterium to nie jest całkiem jasne, zwłaszcza w tych przypadkach, gdy nazwy ciała nadrzędnego i podrzędnego są ze sobą powiązane gramatycznie. Przyjmuje się, iż wtedy, gdy nazwa ciała zbiorowego podrzędnego zawiera nazwę ciała zbiorowego nadrzędnego, w haśle na pierwszym miejscu wystąpi ciało nadrzędne, np.:
610 29 |a Politechnika Warszawska. |b Wydział Matematyki i Nauk Informacyjnych
nie: Wydział Matematyki i Nauk Informacyjnych Politechniki Warszawskiej
610 29 |a Polska Akademia Nauk. |b Instytut Sztuki
nie: Instytut Sztuki Polskiej Akademii Nauk
Dla lokalnych oddziałów (kół) organizacji o charakterze ogólnokrajowym lub regionalnym (takich, jak partie polityczne, stowarzyszenia, związki zawodowe) ciałem nadrzędnym jest odpowiednia organizacja, np.:
61029|a NSZZ Solidarność. |b Organizacja Zakładowa Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej
61029|a Akademicki Związek Sportowy .|b Klub Sportowy Akademii Wychowania Fizycznego (Gorzów Wielkopolski)
610 29 |a Polski Związek Łowiecki.|b Koło Łowieckie „Mykita” (Ostrów Mazowiecka)
Dla tych organizacji, których działalność ogranicza się do jednej instytucji, ciałem nadrzędnym jest odpowiednia instytucja, np.:
610 29 |a Kopalnia Węgla Kamiennego „Mysłowice”. |b Orkiestra Dęta
Przy podawaniu nazw ciał podrzędnych należy uwzględniać tylko te szczeble hierarchii, które są niezbędne do identyfikacji danego ciała podrzędnego, np.:
610 29 |a Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej (Lublin).|b Instytut Biologii
nie: Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej (Lublin). Wydział Biologii i Nauk o Ziemi. Instytut Biologii
Ciała zbiorowe podporządkowane dwóm lub większej liczbie ciał nadrzędnych występują pod swoją własna nazwą.
Nazwę ciała zbiorowego podporządkowanego podajemy w języku stosowanym przez to ciało, niezależnie od tego, w jakim języku jest wyrażona nazwa ciała nadrzędnego, np.:
610 29 |a Radio Free Europe.|b Sekcja Polska